Skrivna dokument, foto, filmer, ljudband

Arkivhandlingarna som finns arkiverade hos ÖLA kommer från föreningar, privatpersoner och företag från Ödeshögs kommun som tidigare fanns i de förutvarande sju socknarna Heda, Rök, Stora Åby, Svanshals, Trehörna, Västra Tollstad och Ödeshög.

Arkivhandlingarna kan vara varierande typer av handlingar, såsom protokoll, årsberättelser, ekonomiska berättelser, medlemsregister och historiker. Vi  förvarar också handlingar i arkivet som är personarkiv, dagböcker, filmer, foton ljudband, vilka alla speglar den historiska utvecklingen i nuvarande Ödeshögs kommun.

VAD SKA FÖRVARAS

Arkivhandlingar som en förening själv producerat, ska alltid sparas till eftervärlden. Dessa är protokoll, verksamhetsberättelser, skrivelser, bokslut, revisionsberättelser, kassaböcker samt korrespondens till och från organisationer och privatpersoner.

Dessutom ska också historiker, tidningsklipp, magnetband från bandinspelningar, filmer videoinspelningar, dvd inspelningar samt trycksaker producerade av föreningen samt foton också sparas. När det gäller tidningsklipp foton och andra inspelningar är det speciellt viktigt att tänka på att datummärka, ange plats och var och vad bilderna inspelningarna föreställer

DETTA KAN RENSAS BORT

I föreningars dagliga verksamhet förekommer en rad olika handlingar att hantera. Allt är inte nödvändigt att spara för eftervärlden, utan bör avyttras när det blir inaktuellt. Vilka handlingar kan då ur arkivsynpunkt utgallras?

Det är framförallt förbunds, distriktscirkulär, övriga cirkulär och reklam som kan rensas ut direkt vid inaktualitet eller efter 5år. Det samma gäller också handlingar som sänts från distrikt eller andra organisationer, såsom inkomna protokoll och verksamhetsberättelser.

Kassakvitton och verifikat sparas inte längre än vad som anges i bokföringslagen (fn 7 år). Kontoutdrag efter 5 år. Dubletter och icke ifyllda blanketter, formulär, offerter, ordererkännanden och följesedlar vid inaktualitet.

Viktigt: Häftklammers och gem bortrensas alltid från material som ska arkiveras.

OBS! Dessa får inte förekomma i arkivmaterial eftersom de orsakar rostbildning.